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OA系统中可视化管理是什么意思?

浏览 13次 来源: 作者:    时间:2019-09-23 11:26:53
[摘要] 

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  公司随着不断的发展,进入了网络时代,信息化管理需求大大增加,传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要,需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

  传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本、办公费用居高不下,不但给公司带来了严重的经济负担,而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中,不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要一套规范化的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率。

  如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务,而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈,比如通信、文件下发、批复、归档,繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中,无法快速提升办公效率和办公质量。

  公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门,文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制,领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批,可能会给公司带来巨大的损失。

  针对公司办公耗材浪费的情况,通过OA系统的实施,可以大大节省这方面的开销。

  随着信息化的加强,传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会,提高工作效率,加快企业内部信息沟通,领导作为快速,准确地决策,这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。实施OA协同办公系统后,可解决以下五点主要问题:

  在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如:公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够在公司内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解公司的发展动态。

  这牵涉到流转过程的实时、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高部门之间协同工作的效率。

  传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的所有工作内容,这样就减少了很多培训环节。

  像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

  就是可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,各分公司及办事处的地域分布越来越广,移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

  可以实现所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请,自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网,不论在何时、何地都可以处理提交的申请。

  1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如:公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

  2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

  3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识,这样就减少了很多培训环节。

  4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

  5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

  随着信息化的加强,传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会,提高工作效率,加快企业内部信息沟通,领导作为快速,准确地决策,这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。

  信捷OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则,贴合企事业单位的实际需求,实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计,充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想,为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案,以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境、提升企事业单位的管理和信息化应用水平并降低成本。

  ①功能强大:几十个功能模块,涵盖个人办公、企事业单位管理、协作区、沟通交流、商务应用等方面,设计灵活,可订制程度高,最大程度的满足企事业单位的办公需求。

  ②使用方便:人性化界面设计多种操作导航方式,只要简单熟悉不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境。

  ③安装维护简单:独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具,无需专门技术人员便可轻松完成。

  ④安全可靠:数据可备份、可恢复,完善的权限控制,保证信息发布、传输的保密性。

  ⑥服务完善:科学的服务体系;邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式。

  使用信捷OA协同办公管理系统的平台,可以实现企业所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请,自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网,不论在何时、何地都可以处理提交的申请。后台的流程定义功能,可以对单位内部的各种业务流程进行规范,避免人为因素对业务流程的干扰,极大的方便了领导对内部业务的规范管理。

  OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理,涵盖公司管理全部业务流程,包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程,涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此,我们应该有一个科学的方法作指导,来严格规范我们的实施过程,规避不可控因素造成的影响,以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式,特制定以下实施方案:

  1、进行各部门调研工作,了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能等情况。

  这个阶段非常重要,关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是: 1、系统管理员培训

  任务:明确OA实施的意义,说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外,应有公司高层领导成员参加。

  主要内容:由公司主要负责人作项目总动员,说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等,宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划,启动会上,OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通,并最终确定OA实施计划。

  任务:由OA提供方制定实施计划,并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。

  主要内容:OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要,制定出实施计划表,以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素,实施计划不能作变更。

  项目组人员职责与要求:具备较强的计算机应用能力及理解接受能力;熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

  项目经理:负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排,掌握项目实施进度,确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

  业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手,了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据,以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等,也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细,只有这样才能在软件实施中有的放矢,制定出详细的实施解决方案。

  实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握,也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中,而应该从总体的业务流程上进行分析,把各个部门零散的业务处理结合成一个整体,把各个断开的业务连贯起来,这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度,只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程,保证此阶段工作顺利完成。

  定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

  项目小组在基本掌握软件功能的基础上,将各种必要的数据录入系统,项目小组进行实战性模拟,对于实施方案中不合理处,提出解决方案,并及时进行调整。

  OA培训分为领导培训及一般用户培训,领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核,考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

  由我们参于培训过的人员,进行实际操作OA系统进行试用,熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试,数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。

  在项目正式验收之前,OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后,OA提供方向我们提出验收申请,确认验收时间、地点、与会人员等。

  验收会上,需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估,最终完成验收报告,双方确认签字。

  以上OA实施各个阶段是密切相关的,一个阶段没有做好,决不可操之过急进入下一个阶段。

  在整个OA产品实施过程中,还需要强调的一点是:实施进程中角色的逐渐转换,并不是整个实施过程全部由OA提供方完成,当实施工作进行到一定程度的情况下,就要有意识地切换角色,由我们在OA提供方的指导下完成。

  指的是能看的到的管理内容,如可视化报表等,就是所见即得的,看到就是结果,

  知识管理的理念是指对知识的组织和再组织,从而在大量的信息中进行知识挖掘,以及对人的显性和隐性知识进行管理。从企业管理角度来说,KM是指通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力从而提高企业创造价值的能力的管理活动。当前的协同OA一般都融入了知识管理的理念。 更多OA方面参考资料:

  crm系统的功能模块

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